1

　　2022年档案整理

　　8000件

　　2

　　2022年档案数字化扫描

　　14万页

　　3

　　2018-2022年档案信息著录

　　15000条

　　4

　　档案装盒服务

　　500盒

　　5

　　备份光盘

　　300张

　　服务内容及要求

　　一、适用规范、标准

　　档案数字技术参数及要求执行国家档案局、《中华人民共和国行业标准DA/T 31—2005纸质档案数字化技术规范》、《广西壮族自治区机关基本建设归档文件整理规则》、《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)、《档案法》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》、《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、《广西壮族自治区纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法》、《档案著录规则》（DA/T 18）、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）、《广西壮族自治区保密局关于加强对纸质文件资料数字化扫描加工保密管理的通知》及采购方的有关规定等。

　　★二、服务工作要求

　　1.严格办理交接手续。按采购单位的要求，严格办理档案的交接手续，建立严密的各个环节交接程序，做好交接记录。档案交接工作由采购单位、中标单位各派一名经办人员负责交接，双方签字确认。

　　2.档案整理服务流程：分批进行档案交接、检查档案问题、排序分类、打码、档案盒标注盒内相关信息、上架编号等，还卷。

　　3.中标方必须严格保管好采购方移交的案卷材料，在档案数字化处理期间必须严格、妥善保管好招标方交给的案卷材料，确保档案的绝对安全。

　　4.根据档案纸质的实际情况确认技术采用快速或者平板扫描，纸质年代久远、过软、过硬、过薄、破损、严重破损或字迹不清等，采用平板扫描。

　　5.由中标方自带设备和熟练的加工人员上门服务工作。中标方自带整个加工生产线的整套设备及熟练的操作人员上门进行批量扫描工作。购买设备费、及扫描人员的工资等均由中标单位承担。扫描设备维护、扫描加工人员管理等均由中标方负责。采购方只提供约40平方米场地及水电供中标方使用，其余工作条件中标方自行解决。

　　6.中标单位需安排至少一名项目经理驻点在扫描加工场地，负责日常工作的处理、协调和落实各项工作，以提高工作效率。

　　★三、数字化服务流程主要环节

　　分批进行档案交接、拆前预处理、档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、格式转换、档案著录、目录建库、图像命名、图像存储、数据挂接、档案装订、档案归还、数据备份等各项工作。

　　1.严格办理交接手续。按招标单位的要求，严格办理登记数字化加工各项流程的交接手续，详细做好交接记录。档案交接工作由招标单位、中标单位负责办理，双方签字确认。

　　2.扫描前的预处理。中标人必须在扫描前对案卷进行预整理，对于有漏页、跳页、重页、装错等现象的情况要进行登记，由采购方确认修改后再交给中标方进行扫描；对新老程度不同的纸张，应采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，务必保持档案完整无损，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装的档案，应采用不拆卷扫描的方式进行，确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，不得人为的恶意损害档案。

　　3.档案装订技术要求。档案的装订还原正确率100%。档案还原装订要求与原来的排列顺序不变，做到排列准确、材料完整。按照原来的装订孔位穿线装订，三点一线，不漏页、不掉页、不压字、不损害纸张文字，不得有装错、串装、混乱、颠倒等现象。认真清点每份档案的实际页数，保证案卷的完整性。并按照原来的案号准确对应入盒。对不能处理的报告管理人员。

　　4.中标方必须严格保管好招标方移交的档案，在档案数字化处理加工期间，必须严格、妥善保管好招标方交给的档案，确保档案的绝对安全。

　　★四、档案图像扫描质量要求

　　总体质量按照《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31—2005、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》及招标方有关规定等要求，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

　　1.图像存储格式。全部采用彩色单页jpg的存储格式，纸质档案扫描分辨率达300dpi以上。特殊情况如文字偏小、密集、清晰度差，可适当提高分辨率。所有照片档案按照《广西壮族自治区照片档案数字化技术要求》为彩色 600dpi。对于案卷中出现字迹较小、模糊、较密集等情况，应适当提高分辨率，形成成品为24bit真彩的JPEG压缩格式的电子图片文件。

　　2.扫描图像质量的要求。图像质量情况完好率99%。图像清晰、完整，反映档案全貌；页面底色、字迹、印章颜色与档案本身颜色相仿，色泽均匀；图像效果必须符合正常的阅读习惯。

　　（1）扫描影像的顺序与纸质档案保持“4个一致”，即案卷号与扫描图像挂接的案卷号一致、卷宗封面信息与卷内内容一致、卷内目录页码与卷内材料页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，无颠倒，无漏扫、重扫或多扫，保证电子影像的完整齐全。发现不一致时应进行调整；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　（2）扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

　　（3）纠偏。以达到视觉基本不感觉偏斜为准，对方向不正确的图像进行旋转还原，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

　　（4）去污。对影响图像质量的杂质（黑点、黑线、黑框、黑边等）进行去污处理，在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。

　　（5）裁边。对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量。

　　五．信息著录

　　适用《档案著录规则》( DA/T18)、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》等标准。

　　（1）图像目录录入的信息正确率100%。著录齐全，包括卷面信息、条目信息、页码、页数、标题、文号、责任者、关键字段、日期、保管期限等信息。

　　（2）案号或者归档号准确、规范，格式与命名其数字图像文件的档号格式一致，符合相关规范要求。录入内容无论是汉字还是数字均要正确；信息必须与原始案卷中内容相互对应；每个相关字段没有漏录现象。

　　（3）著录数据质量检查。采用人工校对或自动校对的方式，对机读目录数据库的建库质量进行检查，核对著录项目是否完整，内容是否规范、准确，是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录的数据进行修正、补录。

　　六.图像挂接

　　★数据挂接正确率必须达到100%。

　　（1）中标方负责对扫描数据案卷信息、条目信息、页码、挂接等数据进行全面的质量检查核对。与原始档案进行核对，核查全文与目录信息、页数、图像文件总数与目录总数的一致性进行核对，检查正确率达100%合格后，由中标方负责按招标方的要求将合格的影像文件挂接到招标方的档案管理系统。数据挂接后，以档案文件级目录数据库为依据，对挂接的图像文件进行检查，检查图像文件的命名格式是否符合要求，图像是否能打开，发现错误及时作出修正，否则招标方有权单方要求重做。挂接后的数据要保证运行的正确和稳定，如出现漏挂、重挂、挂错的要重新挂接。

　　（2）扫描图像的命名按招标方要求的命名规则进行。中标方确保每幅图像文件与对应实体档案的档号、册数、页面等关联的一致性、唯一性和正确性。

　　（3）数据自查。中标方要认真检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。检查标准为：目录数据、图像文件页码顺序是否正确，是否多页或少页，是否有重复、跳号、漏号的情况，扫描的页面内容是否完整、保持档案原版原貌，图像清晰度达是否达到方便阅读、布局合理、图文挂接准确的要求。自查率达到98%。

　　★七.验收。

　　对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、命名规则、著录、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份质量等验收环节。

　　同一批验收的档案，抽查的比率不得低于10%。同一批次验收的档案，质量抽查合格率达到98%（含98%）以上。

　　验收抽检的合格率达到98%以上（含98%），予以验收通过。

　　合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。

　　验收合格复查无误后方能视为档案数字化扫描验收合格。档案的装订还原正确率100%；、影像索引数据匹配准确率、索引数据库挂接准确率100%；图像质量情况完好率99%。备份数据光盘验收合格率为100%时为“合格”，否则为“不合格”。验收影像准确率（顺序准确、不多页少页、保持档案原版原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）否则采购单位有权单方要求重做。

　　采购方对中标方工作采取平时检查和阶段验收、最终验收相结合的方式进行监督、检查和验收。验收前中标方应提供已进行数字化扫描加工档案的明细清单一份（电子版本）供采购方使用。中标方验收如下：

　　（1）扫描质量抽查。抽查量不低于总量的20%。若有漏扫、错扫、扫描质量明显粗糙模糊与原图差别很大的，中标方将无偿修改。直至修改后质量达到标准要求。

　　（2）档案装订质量的检查：凡装订不规范、不合格的，中标方将无条件修改。

　　以上验收中，中标方提交验收的工作成果，不论涉及验收标准哪一条不合格的，全部发回由中标方全面自检、纠正，中标方补正后重新向采购方申请验收，直至合格。

　　（3）边加工边应用。在硬件条件基本具备的情况下，验收合格、完成挂接的档案资料能实现服务利用功能。

　　★八、数据移交

　　1.移交数据。档案数字化项目完工后的全部电子图像、电子目录以及各流程形成的纸质资料所有权属归招标单位所有。包括项目加工形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单都必须完整移交给招标方。

　　2.移交规范编目的成品影像数据。数据挂接并验收合格后，中标方进行多套备份移交给招标单位，全文数据和目录数据的备份至少2套，存储至脱机介质上。

　　3.对备份介质的要求用档案指定专业光盘和移动硬盘（由采购方提供）双备份制。中标方必须使用档案专业光盘进行备份，光盘长期存档不低于30年。中标方制作的数据备份要保证备份数据完整、档案数量正确、能打得开，备份介质要有规范的标签标明 。同一备份介质的编目信息应与影像文件完全对应，出现任何不一致均需返工。备份要写清编号，保证图像清晰，应符合数据备份要求。

　　4.为了保证光盘质量，扫描方应使用新刻录机进行光盘刻录，禁止使用工作时间较长、激光头功率不足的刻录机进行刻录。

　　★九、保密要求：

　　1.中标方必须保证档案内容与档案载体的安全，严格执行《保密法》、广西壮族自治区档案局和广西壮族自治区保密局2013年联合下发的《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、《广西壮族自治区“十二五”档案信息化建设指导意见》等保密法律法规和保密相关制度，规范开展档案数字化工作。

　　2.中标方的工作人员不许私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场，本次项目涉及所有计算机硬盘数据移交给招标方。中标方的设备进入或离开工作现场必须要经招标方指定信息技术人员进行核查。

　　3.中标方的工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场；不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；

　　4.不在私人通信中涉及秘密；不在电话、公共场所和家属、子女、亲友面前谈论有关档案秘密；未经招标单位同意不得带人进行扫描场地参观或学习。

　　5．中标方在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并做好整个项目流程各个环节工作的详细登记，完工后全部移交给招标单位。

　　★十、中标方严格执行数字化工作规定。

　　中标方要严格按照国家档案局、保密局、广西区档案局、广西区保密局、招标单位的有关规定，开展档案数字化各项工作。

　　1.中标单位必需指派项目负责人在现场上班，全程负责开展工作，并与招标方配合做好项目工作。

　　2.扫描加工工作场地由招标方落实。

　　3.数字化加工人员的培训。由中标方负责培训数字化加工工作人员。培训内容包含档案、保密、防火、技术、技能操作等与档案规范管理有关方面知识。

　　4.档案遗失、污损的赔偿要求。（1）中标方造成档案遗失的，由其负责补办丢失的能证明原档案相关材料的复印件；无法补办的，按1万元／卷（件）赔偿。（2）中标方不遵守工作规则造成档案污损档案的，先进行修复，并按500元／页赔偿；无法修复的，按5万元/卷（件）赔偿，每卷（件）赔偿金额最多不超过1万元。（3）赔偿金归招标方所有。

　　商务要求

　　一、合同签订期：自成交通知书发出之日起7个工作日内

　　二、提交服务成果时间:2023年9月31日前（2022年的档案整理及扫描必须在档案局年检前完成）。

　　三、提交服务成果地点：广西南宁市平乐大道10号中国-东盟经贸中心3号楼607号房商务厅档案室

　　四、售后服务要求：

　　1.从项目整体验收合格之日起，成交方须提供一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，成交方必须对其实施的项目提供5×8小时的技术上门服务，并做到电话、传真、电子邮件、现场等多种方式的技术全方位响应需求。必要时采取临时应急等措施，以保证采购方的正常使用。

　　2.处理问题响应时间：接到采购人处理问题通知后24小时内到达采购人指定现场。

　　3.要求成交方在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目负责人必须为成交单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。

　　4.要求成交方成交后，在规定时间内将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

　　5.成交方能提供及时响应的项目后期维护服务，成交方应提供的售后服务承诺包括：免费服务期的期限，免费服务期满后的服务方式和费用，服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

　　五、其他要求：

　　1.报价必须含以下部分，包括：

　　（1）服务的价格；

　　（2）必要的保险费用和各项税金；

　　（3）运输、装卸、安装、调试、培训、技术支持、售后服务等费用。

　　2.付款方式：合同签订7个工作日内，采购人预付项目金额的50%作为预付款，成交人完成项目量的100%并通过采购人验收合格后，采购人付清剩余项目款。

　　3.本项目不允许转包、分包。

　　★4、根据《关于加强档案数字化生产加工保密管理工作的通知》（桂档发〔2009〕10号）要求，“档案数字化生产加工必须由取得保密行政主管部门颁发的《国家秘密载体复制许可证》的企业（这类企业简称定点复制单位）承办，并报同级保密行政主管部门备案。”必须提供以下资料：

　　广西壮族自治区保密局涉密文件资料扫描加工定点复制单位，具有国家秘密载体印制（涉密档案数字化加工）乙级以上（含乙级）的证书；（提供证书复印件，原件备查）

　　采购单位须核查验证成交方是否具备相关专业技术、是否经广西壮族自治区档案数字化服务机构、广西壮族自治区保密行政管理部门的批准备案。